Aplicativo de Gestão para Hospitais Universitários

Manual do Usuário

Módulo Ambulatório Administrativo


AGHU Ebserh
 

 

 

 

1 – CRIAR GRADE

 

1.1 - Cadastrar nova grade

As ações referente a grade de agendamento devem ser acessadas pelo menu AMBULATÓRIO/GRADES DE AGENDAMENTO.
 

 

Para realizar o cadastro de novas agendas, estas devem ser aprovada pela chefia do Serviço de Ambulatório. Só após a aprovação, a equipe administrativa do ambulatório cria as agendas no sistema, pois nenhum serviço pode utilizar as salas do ambulatório sem agenda programada.

Importante ressaltar que ao criar uma nova grade de agendamento apenas uma programação de horários de consulta é realizada, a disponibilização dos horários são realizados nos passos seguintes do processo.

Ao acessar a Grade de agendamentos, pressione o botão Novo para criar uma nova grade.

Botão Novo

Uma agenda é criada conforme solicitação dos serviços assistenciais.

Para criar uma agenda é obrigatório informar a UNIDADE FUNCIONAL (zona /sala), a ESPECIALIDADE e a EQUIPE.

Entende-se por equipe, profissionais que atendem em uma determinada especialidade sob a coordenação de um professor ou médico responsável pela especialidade. A equipe informada deve estar vinculada à especialidade. Assim como o profissional informado deve estar vinculado à equipe selecionada.

O AGHU permite que se crie uma grade para um equipe ou para um determinado profissional que compoe a equipe. Isso permite que seja criado mais de uma agenda para um mesmo profissional que contenha mais de um vinculo no hospital ( Profissional X atender na sala 1 de manhã como professor e na sala 6 na parte da tarde como Médico assistencial)

 

Grade de agendamento

 

Para cadastrar uma nova grade, deve-se:

1.    Selecionar a unidade funcional para qual a grade vai ser criada;

2.    Selecionar a especialidade;

3.    Selecionar a equipe;

4.  Marcar a opção EMITE TICKET, caso seja necessário emitir o ticket de confirmação da marcação da consulta;

5.   Marcar a opção SOLICITA PRONTUÁRIO, caso seja necessário solicitar o prontuário para a realização da consulta;

6.    O indicador grade SISREG será marcado automaticamente pelo sistema quando pelo menos um horário na grade de agendamento estiver com a situação "grade sisreg". Este check box não pode ser marcado pelo usuário, o mesmo fica desabilitado quando não houver nenhum horário com a situação sisreg ;

7.    Selecionar o profissional para qual a grade será criada, profissional deverá estar vinculado à especialidade da grade. Este é um campo opcional, dessa forma, a grade pode ser criada para a equipe ou para um profissional;

8.    Selecionar o órgão pagador, no caso o SUS;

9.    Selecionar o tipo de órgão pagador;

10.  Selecionar a condição de atendimento da consulta; 

11.  Clicar em GRAVAR para cadastrar a grade de atendimento.

Os campos Pagador, Tipo e Condição são referente as formas de agendamento, que são valores de apoio e otimização da informação de horários programados. 

 

Os valores informados nesse quadro são automaticamente copiados para novas linhas de horário informadas e também são utilizados para restringir as configurações de consultas extras agendadas na grade.

Esses valores também são utilizados para restringir as configurações de consultas extras agendadas na grade.

Todas as ações referentes a forma de agendamento podem ser acessadas no menu Ambulatório, Cadastro e logo depois em Forma Agendamento.

 

1.2 – Criar os Horário de Atendimentos de Consultas

Nesse passo iremos criar os horários de atendimentos. Ao informar o horário programado, o usuário informa a duração das consultas e deve optar por informar um intervalo de horários ou a hora inicial e a quantidade de consultas. Quando solicitada a geração de disponibilidade de horários, o sistema irá criar as consultas necessárias para atender os parâmetros informados.

Os valores informados no quadro "Formas Agendamento" são valores de apoio e otimização da informação de horários programados. Os valores informados nesse quadro são automaticamente copiados para novas linhas de horário informadas.

Esses valores também são utilizados para restringir as configurações de consultas extras agendadas na grade.

Criada a grade, clicar na opção HORÁRIOS DE AGENDAMENTOS para informar o horários e dias de atendimentos.

  1. Informar a hora inicial do atendimento;
  2. Informar a hora fim de atendimento, caso não seja regulado um número específico de consultas a serem realizadas para o horário em questão, ou informar o número de consultas que a grade irá atender caso esse número seja regulado pelo gestor;
  3. Selecionar o dia da semana em que ocorrerá os atendimentos;
  4. Informar o tempo de duração de cada atendimento. Caso não seja informado o horário final de atendimento, será necessário informar o número exato de atendimentos da grade;
  5. Selecionar o órgão pagador, no caso o SUS;
  6. Selecionar o tipo de órgão pagador;
  7. Selecionar a condição de atendimento da consulta; 
  8. Informar a situação do horário da grade ATIVO/INATIVO
  9. Clicar em gravar para cadastrar os horários.

Horário de Atendimentos

Nesse momento é criada apenas uma programação de horários de consulta (máscara); a criação e disponibilização dos horários são realizados nos passos seguintes do processo.

 

1.3 – Gerar disponibilidade

Com a grade criada, o usuário pode gerar a disponibilidade de horários de consulta. Para isso deve selecionar a grade ou especialidade ou informar o período para a qual deseja gerar os horários. Serão gerados horários de consulta conforme definidos na criação de horários da grade, dentro do período selecionado.

Os horários serão gerados com a situação de "Gerado". Para permitir o agendamento de consultas a situação deve ser alterada para "Livre" (Ver no menu ALTERAR DISPONIBILIDADE).

Para gerar esta disponibilidade o usuário deverá:

  1. Clicar no botão Gerar Disponibilidade de Horários;
  2. Na tela que segue, informar o período dos horários que deseja gerar a disponibilidade;
  3. Clicar no botão GERAR;
  4. Depois clicar em fechar.

 Gerar disponibilidade

 

Gerar disponibilidade para

 

Nesse momento é gerado apenas os horários de atendimentos de consultas, a liberação dos horários serão realizados nos passos seguintes do processo (Ver no menu ALTERAR DISPONIBILIDADE).

 

1.4 – Alterar disponibilidade

A Alteração de disponibilidade poderá ser utilizada para liberar ou bloquear os horários gerados, conforme as necessidades administrativas. Ao ser gerado a disponibilidade de horários, estes não estão disponíveis ainda para a marcação de consultas. Nesse momento, o usuário deverá efetuar a liberação dos mesmos, ou seja, o usuário tornar os horários com o status LIVRE para marcação.

Para isto, o usuário deverá:

  1. Informar o período ou os parâmetros dos horários que deseja liberação;
    Observe que os horários estão com a situação GERADA e devem estar na situação LIVRE para ser liberada para agendamento.
  2. Clicar no botão ALTERAR DISPONIBILIDADE;

Alterar disponibilidade

 

  1. Na tela que se segue, selecionar o motivo de alteração, pode ser bloqueio, reserva ou livre, caso queira liberar os horários para marcação de consultas;
  2. Clicar no botão ALTERAR;

Alterar

 

Após a liberação dos horários, estes estarão disponíveis para o agendamento de consultas. Para bloquear agendas, isto é, evitar que as consultas das mesmas sejam marcadas, deve-se ter uma solicitação prévia ao Serviço de Ambulatório, através de documento específico, que autorizará ou não o bloqueio.

Todos os bloqueios de consultas devem ser solicitados com, no mínimo, 45 dias de antecedência, especialmente para os pacientes que  são enviados pelo Sistema de Regulação.

Todas as consultas que já tiverem sido marcadas quando o pedido do bloqueio for encaminhado fora do prazo citado acima, deverão ser atendidas ou remarcadas pela equipe. Por esta razão, é importante que os bloqueios sejam solicitados com a devida antecedência.

Os únicos motivos considerados justificados para bloqueios de agendas são férias, licença-gestante, licença-saúde, estágios curriculares /extracurriculares, recesso acadêmico (agendas de alunos) e folgas devidamente compradas.

 

1.5 – Excluir Geração de Disponibilidade

O Usuário poderá ainda excluir uma disponibilidade de horário gerado. Entretanto, estas só poderão ser excluídas quando estiverem na situação "Gerada", caso contrário, o usuário deverá alterar a situação (Ver no menu ALTERAR DISPONIBILIDADE) antes da exclusão.

Para excluir o usuário deverá:

1 – Clicar no botão EXCLUIR GERAÇÃO;

Excluir geração

 

1.6 – Vincular procedimento a grade de agendamento

Ao realizar uma grade de agendamento, esta pode ser destinada ao agendamento de um exame ou um procedimento. Nesses casos, o usuário deverá vincular o procedimento a grade. Para isto, deve-se:

  1. Informar os parâmetros de pesquisa para localizar a grade e clicar em PESQUISAR;
  2. Localizada a grade desejada, clicar no botão EDITAR para fazer a edição da grade;

Vincular procedimento

 

  1. Na tela que segue clicar na aba PROCEDIMENTOS;
  2. Selecionar os procedimentos que serão realizados na grade de atendimento;
  3. Clicar em GRAVAR para adicionar o procedimento.

Gravar

 

1.7 – Vincular características da grade de atendimento

  1. Informar os parâmetros de pesquisa para localizar a grade e clicar em PESQUISAR;
  2. Localizada a grade desejada, clicar no botão EDITAR para fazer a edição da grade;
  3. Na tela que segue clicar na aba Características;
  4. Selecionar as características que serão realizados na grade de atendimento;
  5. Clicar em GRAVAR para adicionar as características.

Vincular características da grade de atendimento

 

1.8 – Alterar situação da grade de atendimento

  1. Informar os parâmetros de pesquisa para localizar a grade e clicar em PESQUISAR;
  2. Localizada a grade desejada, clicar no botão EDITAR  para fazer a edição da grade;
  3. Na tela que segue clicar na aba SITUAÇÃO GRADE;
  4. Selecionar a situação da grade ATIVO/INATIVO;
  5. Informar a data em que aquela situação terá início;
  6. Clicar em GRAVAR para adicionar a situação.

Alterar situação da grade de atendimento

 

 

1.9 – Prontuário Virtual na Grade de Emergência

Requisitos Necessários para a funcionalidade do Prontuário Virtual, na marcação de uma consulta ambulatorial, ser utilizada:

  • A especialidade precisa possuir a característica marcada, check box "Gerar prontuário virtual":

Caminho: Internação >> Cadastro >> Especialidades

O parâmetro "P_COND_AT_EMERG" deve possuir o mesmo valor numérico da Forma de agendamento (nesse caso '6' - condição de agendamento)

A especialidade/agenda também deve estar cadastrada.

 

 

 

2 - Marcar Consulta

O menu MARCAR CONSULTA permite agendar as consultas/atendimentos do paciente. Para isto, a grade deve ter sido previamente criada e os horários devem estar com a disponibilidade LIVRE. A consulta ou atendimento pode ser marcado dentro de uma grade com horário programado ou em uma consulta extra/ excedente. A consulta programada é aquela previamente planejada e criada dentro de uma grade e pode ser marcada no máximo até 30 minutos antes do horário atual.

A consulta extra pode ser marcada pela área administrativa do ambulatório no caso de solicitação do serviço assistencial. Este tipo de consulta não leva em consideração as programações da grade, podendo o usuário criar um novo horário em uma grade já existente, mas apenas dentro do mês de competência (podendo lançar também retroativo, se a competência estiver aberta). Existem dois tipos de marcação de consulta, a consulta ambulatorial e a consulta de emergência.

 

2.1 – Marcar Consulta – Ambulatorial

Para marcar uma consulta ambulatorial o usuário deverá:

  1. Clicar no menu AMBULATÓRIO/MARCAR CONSULTA/AMBULATÓRIO

Marcar consulta

 

  1. Na tela que segue informar os parâmetros de pesquisa da grade;
  2. Marcar a opção grades com disponibilidade, caso queira visualizar somente as grades com horários disponíveis;
  3. Clicar no botão PESQUISAR.;
  4. Localizada a grade clicar no botão VISUALIZAR CONSULTAS. Visualizar consulta

  Visualizar consultas

 

  1. Na tela que segue informar o prontuário do paciente, caso o paciente não tenha o prontuário em mãos clicar no botão ; Dessa forma pode efetuar a pesquisa fonética para selecionar o paciente;
  2. Tecle <TAB> ou simplesmente clique fora do campo do prontuário para carregar os dados do paciente;

Número da central

 

  1. Após carregar os dados clicar no botão gravar Check

Gravar

 

 

2.2 – Marcar Consulta – Emergência

O Sistema irá permitir que o usuário marque uma consulta de emergência para o paciente, lembrando que a consulta de emergência tem um conceito diferente da consulta excedente.

Para marcar uma consulta de emergência, a grade já deve ter sido criada com essa característica.

Para isto, o usuário irá acessar o menu AMBULATÓRIO/MARCAR CONSULTA/EMERGÊNCIA

Marcar Consulta

 

Na tela seguinte o sistema mostrará todas as grade de agendamentos de emergência, para marcar a consulta o usuário deverá:

  1. Localizar a grade de agendamento desejada na lista apresentada;
  2. Clicar no botão visualizar consultas. visualizar consultas

visualizar consultas

 

OBS: Para marcar uma consulta de emergência, a grade já deve ter sido criada com essa característica, além do profissional ter esse tipo de atendimento.

  1. Na tela seguinte inserir o prontuário do paciente ou clicar no botão EDITAR PACIENTE Editar pacientepara localizar o prontuário;
  2. Após carregar os dados clicar no botão GRAVAR Check

Gravar

 

2.3 – Marcar Consulta Excedente

A Consulta excedente é utilizada para encaixar um atendimento a um paciente não agendado, quando não se tem um horário disponível na grade. Esse atendimento pode ser tanto ambulatorial como emergencial.
Para marcar uma consulta excedente, o usuário deve acessar o menu AMBULATÓRIO/MARCAR CONSULTA/ AMBULATÓRIO OU EMERGENCIA, dependendo em qual tipo de atendimento o paciente se enquadra.
Na tela seguinte:

  1. Localizar a grade que deseja marcar o atendimento;
  2. Clicar em PESQUISAR;
  3. Clicar em visualizar consultas  visualizar consultas 
  4. clicar no botão CONSULTA EXCEDENTE

Consulta Excedente

 

  1. Inserir o prontuário do paciente;
  2. Inserir o Código da central
  3. Clicar em gravar para inserir o atendimento. 

Gravar


Observação: Caso o paciente possua nome social cadastrado no AGHU, deverá ser apresentado em primeiro plano seu nome social e em segundo plano seu nome civil (mensagem de hint), ou seja, ao passar o mouse pelo ícone o nome civil do paciente é apresentado, conforme imagem abaixo.

 

 

2.4 – Marcar Consulta – IMPORTAR ARQUIVO SISREG

Nessa tela o sistema irá permitir marcar um atendimento a partir do arquivo enviado pelo SISREG

 

2.4.1 - Gerar arquivo SISREG

Acesso o site do SISREG e siga o seguinte passo:

1.Clique em cadastro

2.Clique em arquivo agendamentos (TXT)

 

Preencha os dados:

1. Data inicial e final

2. Profissional

3. Procedimento

Clique em exportar

 

Observação:

  • A geração do arquivo .txt ocorre por profissional. Por esse motivo é necessário que no AGHU exista apenas uma grade de agendamento com a vinculação especialidade/profissional. Nesse caso, ressalta-se a necessidade de verificar duplicidades de grades antes de efetuar tal procedimento.

 

Estrutura do arquivo .txt

 

Codificação do arquivo .txt

Os arquivos com essa extensão, importados para o AGHU, devem ter a codificação do tipo UTF8. Arquivos com codificações diferentes como ISO-8859-1, ASCII, entre outras, podem apresentam inconsistência no momento da importação caso o conteúdo do txt tenha caracteres acentuados.

Por esse motivo é necessário verificar a codificação do arquivo antes de realizar a importação.

 

2.4.2 -  Adequação da grade de agendamento no AGHU

Para que ocorra a marcação da consulta é necessário verificar se o horário criado está vinculado ao pagador e ao tipo de autorização.

O pagador deve ser SUS e o tipo de autorização SECRETARIA MUNICIPAL SAÚDE ou SECRETARIA ESTADUAL DE SAÚDE.

A condições de atendimento presentes no arquivo .txt e aceitas na importação são: 0 - primeira vez, 1 - retorno, 2 - reserva técnica.

 

Após adequar o pagador e o tipo de autorização clique em gerar disponibilidade e crie horários de acordo com o arquivo .txt.

Observação:

  • Os horários existentes no arquivo .txt devem ser os mesmo existentes na grade de agendamento do AGHU. Não é necessária a criação de uma nova grade, existe a possibilidade de inclusão de novos horários na grade já existente.

 

Clique no ícone manter horário das consultas

 

Filtre as consultas e clique em alterar disponibilidade.

Selecione a situação: Grade SISREG

 

Nas configurações gerais da grade é possível verificar que o indicador grade SISREG estará selecionado. Isso ocorre, pois o sistema verifica que a grade possui horários com a situação SISREG e marca automaticamente o indicador.

 

2.4.3 -  Marcar consulta

Siga o seguinte passo:

1. Ambulatório

2.Marcar consulta

3. Importar arquivo SISREG

IMPORTAR AQUIVO SISREG

 

Clicar no menu adicionar arquivo SISREG e clicar em importar arquivo .txt ou csv  e selecionar se a importação é do tipo SECRETARIA MUNICIPAL SAÚDE ou SECRETARIA ESTADUAL SAÚDE, para carregar o arquivo.

Validar os parâmetros

(Especificados no Manual de Implantação)

P_AGHU_SEQ_SISREG_ESTADUAL

P_AGHU_SEQ_SISREG_MUNICIPAL

P_AGHU_SEQ_SISREG_CONDICAO_ATENDIMENTO_PRIMEIRA_CONSULTA

P_AGHU_SEQ_SISREG_CONDICAO_ATENDIMENTO_RETORNO

P_AGHU_SEQ_SISREG_CONDICAO_ATENDIMENTO_RESERVA_TECNICA

 

 

 

Clique em importar arquivo SISREG

 

Clique em marcar consultas agendadas

Pronto, as consultas foram marcadas no AGHU com sucesso.

 

 

3 - Atualizar Consulta

Esta tela é utilizada para atualizar as informações de uma consulta específica. Pode ser utilizada para inserir o código da central, enviado posteriormente pelo gestor de Saúde, ou então, alterar informações sobre as Formas de Agendamento, Agenda, Prontuário ou Convênio.

Acessar o menu AMBULATORIO/ATUALIZAR CONSULTA

Atualizar consulta

 

  1. Informar o número da consulta e clicar em pesquisar

número da consulta

 

  1. Informar os dados que necessitam ser alterados e clicar em gravar

Informar os dados

 

 

 4 – Estornar Consulta

Tela utilizada para excluir consultas agendadas e não realizadas. Para estornar uma consulta acessar o menu AMBULATÓRIO/ESTORNAR CONSULTA

Estornar Consulta

 

Na tela seguinte, informar o prontuário do paciente ou os parâmetros necessários para localizar a consulta a ser excluída e clicar em pesquisar

Estornar Consulta

Localizada a consulta clicar na lixeira para excluir

Estornar Consulta

 

Observação: É necessário que a Unidade Funcional, na qual a consulta esteja marcada, possua Centro de Custo cadastrado.

 

Caso o paciente possua nome social cadastrado no AGHU, deverá ser apresentado em primeiro plano seu nome social e em segundo plano seu nome civil (mensagem de hint), ou seja, ao passar o mouse pelo ícone o nome civil do paciente é apresentado, conforme imagem abaixo.

 

 

 

5 – Pesquisas

 Esta tela permite ao usuário visualizar as consultas já realizadas pelo paciente, podendo detalhar as mesmas através do botão Histórico.

 


5.1– Consultas do Paciente

Para pesquisar as consultas do paciente o usuário deverá acessar o menu AMBULATORIO/PESQUISAS/CONSULTAS DO PACIENTE

Consultas do Paciente

   
Na tela seguinte, digitar o número do prontuário do paciente, caso não saiba, clicar no botão  Botão  para pesquisar o número do prontuário.

número do prontuário

Em seguida, serão listadas as consultas do paciente informado. Localizada a consulta que deseja visualizar, clicar no botão histórico Histórico para visualizar o histórico de consultas do paciente.

consultas do paciente

Observação: Caso o paciente possua nome social cadastrado no AGHU, deverá ser apresentado em primeiro plano seu nome social e em segundo plano seu nome civil (mensagem de hint), ou seja, ao passar o mouse pelo ícone o nome civil do paciente é apresentado, conforme imagem abaixo.

 

 

Gerar arquivo das agendas

A Tela é usada para gerar o arquivo dos atendimentos agendados para o ambulatório.

Acessar o menu AMBULATORIO/PESQUISAS/GERAR ARQUIVOS DAS AGENDAS

GERAR ARQUIVOS DAS AGENDAS

 

Na tela seguinte, informar os parâmetros da agenda que deseja criar o arquivo e clicar em GERAR ARQUIVO

GERAR ARQUIVO

Salvar o arquivo no diretório desejado

Salvar o arquivo

 

 

6 – Diária

Essa tela permite solicitar ao SAMIS os prontuários a serem desarquivados e levados ao ambulatório para o atendimento do paciente.

Para isto, clicar no menu AMBULATORIO/DIARIA

Diária

 

  1. Na tela seguinte, informar a data da agenda que deseja solicitar o prontuário;
  2. Clicar em INICIO DA DIARIA;

INICIO DA DIARIA

  1. Clicar em mapa de desarquivamento para gerar o arquivo com os prontuários;

mapa de desarquivamento

  1. Clicar em fim da diária para finalizar.

fim da diária