Hospital de Clínicas

da Universidade Federal do Triângulo Mineiro

Setor de Suprimentos Setor de Suprimentos

re gsupri

Regulamento do Setor de Suprimentos do Hospital de Clínicas da UFTM

 

Capítulo I

Disposições iniciais

 

Art. 1.º Este regulamento foi elaborado como intuito de organizar, aprimorar, otimizar e padronizar as atividades e rotinas do Setor de Suprimentos do Hospital de Clínicas da Universidade Federal do Triângulo Mineiro (HC-UFTM), administrado pela Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), tendo como foco principal um atendimento rápido, eficaz e de qualidade aos usuários do HC-UFTM e às equipes internas.

 

Art. 2.º O conteúdo deste regulamento possibilitará o acesso às informações necessárias ao funcionamento do Setor de Suprimentos, tais como fluxos dos procedimentos e as orientações sobre as condições de trabalho a serem adotadas e compartilhadas entre a equipe.

 

Art. 3.º Este regulamento facilitará a identificação, a análise e a correção dos pontos críticos e de possíveis não conformidades que vierem a ocorrer em cada etapa do processo de trabalho e ainda possibilitará aos gestores uma visão global e ao mesmo tempo detalhada da estrutura funcional e organizacional do Setor, propiciando uma base para a realização de um planejamento adequado de um programa de capacitação técnica-científica e humanitária.

 

Capítulo II

Caracterização

 

Seção I

Caracterização geral

 

Art. 4.º O Setor de Suprimentos do HC-UFTM caracteriza-se da seguinte forma:

I - título: Setor de Suprimentos;

II - localização: Rua Capitão Domingos, n.º 50, Bairro Nossa Senhora da Abadia, Prédio Cemam, 2.º Andar.

III - Ambientes de trabalho:

Sala da Chefia do Setor de Suprimentos;

Sala do Serviço de Padronização de Materiais;

Sala de Planejamento de Compras e Logística de Suprimentos;

Sala de Supervisão e Controle de Materiais Consignados;

IV - Vinculação: Divisão de Logística e Infraestrutura Hospitalar, Gerência Administrativa e Superintendência;

V - Cargo de gestão: Chefia do Setor de Suprimentos.

 

Seção II

Estrutura física

 

Art. 5.º O Setor de Suprimentos utiliza a seguinte estrutura física para o desenvolvimento de suas atividades:

 

N.º

Classificação

Quantidade

Objetivo

1

Sala da Chefia do Setor de Suprimentos

1

Local destinado a tomada de decisões relativas ao abastecimento do estoque, à gestão logística, à gestão dos contratos de fornecimento de materiais, aos riscos de desabastecimento e ao planejamento de compras, com a finalidade de suprir o HC-UFTM de recursos materiais, respeitando as legislações vigentes.

2

Sala do Serviço de Padronização de Materiais

1

Local destinado a gestão dos catálogos de materiais padronizados do HC-UFTM, a avaliação de pedidos de padronização de novos materiais, a análise de amostras de materiais de marcas não conhecidas, ao registro de marcas notificadas pela Tecnovigilância do HC ou pela Anvisa, (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e a análise documental de propostas para atendimento das exigências mínimas de qualidade solicitadas em edital.

3

Sala de Planejamento de Compra e Logística de Suprimentos

1

Local destinado a planejar,  elaborar, emitir, acompanhar e finalizar os pedidos de abertura de pregões eletrônicos para aquisição de materiais padronizados no HC; a confeccionar os pedidos de empenho para reposição de estoque, a gerenciar a emissão das autorizações de fornecimento e monitorar a entrega dos materiais aos almoxarifados do HC, de forma que não haja rupturas de estoque.

4

Sala de Supervisão e Controle de Materiais Consignados

1

Local destinado ao gerenciamento, monitoramento, controle e registro de utilização de materiais consignados (OPME - órtese, prótese e materiais especiais) e das notas fiscais de faturamento de acordo com os contratos de fornecimento vigentes.

 

 

Capítulo III

Responsabilidades

 

Seção I

Missão

 

Art. 6.º O Setor de Suprimentos tem por missão gerenciar, coordenar e integrar os eventos e as informações da cadeia logística que interferem no abastecimento do hospital, de modo que os recursos materiais estejam disponíveis aos usuários/solicitantes na qualidade, na quantidade e no tempo correto, obedecendo aos princípios legais instituídos e vigentes.

 

Seção II

Visão

 

Art. 7.º O Setor de Suprimentos tem por visão ser referência na administração de materiais de consumo dentro da rede de hospitais universitários da Ebserh.

 

Seção III

Valores

 

Art. 8.º São valores do Setor de Suprimentos, em consonância com os valores do HC-UFTM:

I - preceitos ético-legais;

II - humanização do cuidado;

III - responsabilidade;

IV - respeito aos direitos do paciente;

V - trabalho em equipe;

VI - eficiência, eficácia e efetividade;

VII - cooperação e integração;

VIII - padronização de condutas;

IX - educação permanente;

X – respeito às regras, às leis, às normas e aos colaboradores;

XI - trabalho em equipe;

XII - disciplina e determinação;

XIII - assertividade, iniciativa e resolutividade;

XIV - compromisso com a verdade e a ética profissional.

 

Seção IV

Competências

 

Art. 9.º As principais competências do Setor de Suprimentos:

I - elaborar o planejamento e os pedidos de compra de materiais de consumo para abertura de pregões eletrônicos;

II - emitir os pedidos de aquisição para reposição do estoque de acordo com a política de abastecimento do almoxarifado;

III - acompanhar a emissão das autorizações de fornecimento e monitorar a entrega dos produtos adquiridos junto aos fornecedores;

IV - incluir e excluir itens dos catálogos de materiais padronizados na instituição, de acordo com as resoluções do Serviço de Padronização de Materiais;

V - controlar a utilização e o registro documental dos materiais consignados à instituição;

 

Seção V

Produtos/Serviços

 

Art. 10. Constituem produtos/serviços do Setor de Suprimentos:

I - termos de referência e pedidos de materiais e serviços (PMS);

II - pedidos de aquisição para reposição de estoque;

III - catálogos de materiais padronizados;

IV - pareceres técnicos de avaliação de materiais médico-hospitalares;

V - relatórios de consumo médio, de cobertura de estoque, de itens registrados em atas e de vigências contratuais.

 

Seção VI

Clientes

 

Art. 11. São clientes internos e externos do Setor de Suprimentos do HC-UFTM:

I - Unidade de Almoxarifado;

II - Divisão de Logística e Infraestrutura Hospitalar;

III - Gerência Administrativa;

IV - Gerência de Atenção a Saúde;

V - Bloco Cirúrgico e Hemodinâmica;

VI - Auditoria Interna;

VII - Postos Assistenciais e Administrativos;

VIII - Fornecedores e Representantes de Empresas.

 

Seção VII

Funções Operacionais

 

Art. 12. Constituem funções operacionais de responsabilidade do Setor de Suprimentos:

I - instruir e confeccionar os pedidos de compra e os termos e referência para suprir os estoques e/ou demanda por 12 meses;

II - solicitar a abertura de pregão eletrônico dos materiais padronizados constantes em catálogo e acompanhar os resultados obtidos em cada certame;

III - manter registros atualizados sobre consumo médio mensal de materiais;

IV - realizar, mensalmente ou quando necessário, os pedidos de aquisição imediata para reposição de estoques de acordo com a política de abastecimento do almoxarifado;

V - priorizar os pedidos de aquisição em consonância com nível atual de estoque, disponibilidade de créditos orçamentários, encerramento de vigências contratuais e nível de criticidade do material;

VI - atestar pareceres técnicos sobre análises de amostras de materiais não padronizados ou de marcas não conhecidas pelo Serviço de Padronização;

VII - monitorar junto aos fornecedores a entrega de materiais dentro dos prazos estabelecidos em contrato/edital;

VIII - gerenciar a vigência e a execução dos contratos de fornecimento de materiais em conjunto com os fiscais;

IX - notificar os fornecedores sobre irregularidades ou inexecuções contratuais;

X - instruir e solicitar sanções administrativas quando houver irregularidades ou inexecuções contratuais não resolvidas;

XI - manter o catálogo de materiais padronizados atualizado e devidamente publicado em sítio eletrônico acessível a comunidade da instituição;

XII - receber, conferir e disponibilizar materiais consignados ao Bloco Cirúrgico e a Hemodinâmica do HC;

XIII - recepcionar, avaliar e autorizar os pedidos de OPME, respeitando a legislação vigente;

XIV - registrar as notas fiscais de materiais em consignação recebidas no almoxarifado e controlar o consumo destes materiais por meio do Laudo de Utilização de OPME;

XV – informar à Unidade de Registro, Revisão e processamento da Informação as notas fiscais onde constam as OPME adquiridas após utilização para reembolso pelo Sistema Único de Saúde.

 

Capítulo IV

Capital Humano

 

Seção I

Deveres

 

Art. 13. O Setor de Suprimentos deverá manter colaboração recíproca e intercâmbio de informações com a finalidade de permitir, da melhor forma, a consecução dos objetivos da Instituição.

 

Art. 14. São deveres gerais dos trabalhadores lotados no Setor de Suprimentos:

I - comparecer ao trabalho trajado adequadamente;

II - usar o crachá nas dependências do hospital;

III - tratar a todos com urbanidade;

IV - cumprir os procedimentos operacionais padrão (POPs), referentes às tarefas para as quais for designado;

V - acatar as ordens recebidas de seus superiores hierárquicos, com zelo, presteza e pontualidade;

VI - observar rigorosamente os horários de entrada e saída e de refeições, determinados pela chefia e por lei;

VII - comunicar ao chefe imediato, com antecedência, a impossibilidade de comparecer ao serviço;

VIII - utilizar os Equipamentos de Proteção Individual (EPI), sempre que necessário, e acatar as normas de segurança da Instituição;

IX - acatar as normas operacionais da Instituição, sob pena de sanções administrativas;

X - participar dos programas de capacitação para os quais for convocado;

XI - compartilhar conhecimentos obtidos em cursos ou eventos patrocinados pela Instituição;

XII - participar de reuniões periódicas para revisão de serviços, sugestões operacionais e reciclagem de conhecimentos a serem definidos pela chefia;

XIII - zelar pelo patrimônio da Instituição, prevenindo quaisquer tipos de danos materiais aos equipamentos, instalações ou qualquer outro patrimônio, e informar/registrar possíveis danos assim que identificar ou tomar conhecimento dos mesmos;

XIV - manter seus registros funcionais atualizados;

XV - guardar sigilo sobre informações de caráter restrito, de que tenha conhecimento em razão de cargo, emprego ou função;

XVI - submeter-se aos exames médicos ocupacionais (admissional, periódico, retorno ao trabalho) ou quando determinado pelo Serviço de Saúde Ocupacional do Trabalhador.

XVII - observar e cumprir o Código de Ética da profissão e os Regulamentos inerentes aos seus vínculos na Instituição.

 

Seção II

Cargos e atribuições

 

Art. 15. O Setor de Suprimentos possui os seguintes cargos e atribuições, assim especificados:

1

Chefe do Setor de Suprimentos

Requisito para ocupação do cargo: agente público, pessoa com formação em nível superior completo preferencialmente em Logística, Administração, Contabilidade ou Economia, com domínio em planejamento, gerenciamento de processos, orçamento/finanças públicas, licitação, negociação, organização e comunicação, experiência mínima em liderança de equipes e tomada de decisões.

Atribuições:

Recepcionar e avaliar as demandas dos usuários/solicitantes do hospital, dando feedback em caso de aceitação ou negação da demanda;

Monitorar e avaliar a administração de materiais estratégicos de acordo com sua classificação de criticidade (XYZ) e de representatividade de custos (Curva ABC), promovendo o uso racional dos recursos materiais adquiridos;

Estabelecer indicadores e parâmetros de referência para o monitoramento da gestão dos insumos hospitalares;

Articular com a Divisão de Logística e Infraestrutura Hospitalar e com a Gerência Administrativa o dimensionamento e a capacitação dos recursos humanos necessários para a boa gestão de suprimentos e de almoxarifado;

Articular com o Setor de Gestão de Processos e Tecnologia da Informação (SGPTI) o desenvolvimento e implantação dos Sistemas de Gestão Hospitalar no tocante à administração de materiais e às boas práticas de gestão de estoque, bem como aos seus indicadores de monitoramento; 

Coordenar, controlar e executar atividades relacionadas a manutenção das condições que permitam o contínuo ressuprimento de materiais e os níveis saudáveis de estoque do almoxarifado;

Planejar, coordenar, executar, fiscalizar e avaliar as atividades referentes à cadeia logística de suprimentos do hospital, no que concerne ao fluxo de informações e de documentos necessários para garantir a legalidade do abastecimento de materiais de consumo na instituição;

Realizar as avaliações de desempenho dos servidores e empregados públicos, juntamente com os coordenadores, na presença do funcionário, conforme legislação;

Supervisionar sistematicamente toda a operacionalidade das rotinas que constituem o Setor, avaliando resultados, corrigindo distorções e propondo novas metas;

Manter o diálogo contínuo com os setores envolvidos no processo de compras de materiais de consumo para o Hospital no sentido de garantir o atendimento das demandas necessárias ao bom funcionamento do Hospital;

Apoiar a política de gestão de suprimentos para o hospital, em consonância com a Diretoria de Logística, orientada na incorporação e no uso racional de insumos e novas tecnologias;

Implantar e avaliar os POPs e manuais afetos aos cuidados desenvolvidos no Setor de Suprimentos e na Unidade de Almoxarifado;

Identificar   necessidades   e   propor   ações   de   educação   permanente   das   equipes;

Participar de Grupos de Trabalho, Comissões e Reuniões Administrativas determinadas pela Instituição;

Auxiliar na construção e gerenciamento do centro de custo do Setor de Suprimentos e da Unidade de Almoxarifado;

Conferir e aprovar as escalas de trabalho, a programação de férias e as solicitações de afastamentos, conforme normativas legais;

Conferir e assinar os Registros de Ponto dos trabalhadores;

Manter a página do Setor de Suprimentos atualizada no sítio eletrônico do HC, conforme determina a Lei de Acesso à Informação contendo, no mínimo, os seguintes dados: identificação, horário de atendimento, localização, telefone e email, nome dos membros que compõem a equipe e cargos ocupados, descrição de histórico do serviço (opcional), competências, descrição das atividades desenvolvidas, relatórios de produção e escalas de trabalho;

Definir processos de trabalho no âmbito do Setor de Suprimentos e da Unidade de Almoxarifado, de acordo com as exigências institucionais, proporcionando retorno adequado à alta gestão e à sua equipe;

Manter a equipe ciente das exigências institucionais, por meio de reuniões ou informativos;

Apresentar habilidades em liderança, trabalho em equipe, mediação de conflitos, processos de comunicação, decisão, negociação e mudanças;

Realizar as avaliações de desempenho dos colaboradores juntamente com os coordenadores, na presença dos colaboradores, conforme legislação.

2

Substituto do Chefe do Setor

Requisito para ocupação do cargo: agente público, pessoa com formação em nível superior completo preferencialmente em Logística, Administração, Contabilidade ou Economia, com domínio em planejamento, gerenciamento de processos, orçamento/finanças públicas, licitação, negociação, organização e comunicação, experiência mínima em liderança de equipes e tomada de decisões.

Atribuições

Substituir a Chefia da Setor de Suprimentos em suas ausências e impedimentos legais (com férias, licenças-saúde, afastamentos para capacitação, etc), inclusive no afastamento definitivo, assumindo todas as atribuições inerentes ao cargo da mesma;

Assessorar o Chefe do Setor de Suprimentos no desempenho de suas atividades, em especial quando de reuniões ordinárias e extraordinárias do Setor.

3

Supervisor de Suprimentos

Requisito para ocupação do cargo: Agente público, pessoa com formação em nível superior completo preferencialmente em Logística, Administração, Contabilidade ou Economia, com domínio em planejamento de estoque, compras e contratos públicos, negociação, organização e comunicação, experiência mínima em sistemas de informação e informática.

Atribuições

Acompanhar diariamente os níveis de estoque;

Elaborar os pedidos de reposição de estoque;

Monitorar o processamento dos pedidos de reposição de estoque;

Priorizar os pedidos de reposição de estoque de acordo com o crédito orçamentário disponível;

Gerenciar as autorizações de fornecimento enviadas aos fornecedores, agindo de maneira proativa para que a entrega seja realizada dentro dos prazos legais estabelecidos;

Acompanhar o homologação dos pregões eletrônicos e a publicação dos contratos de fornecimento;

Monitorar o encerramento da vigência das atas de registro de preço e dos contratos de fornecimento;

Elaborar pedidos de compras emergenciais (Adesões / Dispensa) com a finalidade de evitar a ruptura do estoque;

Instruir as solicitações de sansão administrativa por irregularidades ou inexecução contratual aos fornecedores;

Auxiliar o almoxarifado na codificação de materiais e na escrituração das notas fiscais no sistema AGHU.

4

Supervisor de materiais consignados (OPME)

Requisito para ocupação do cargo: Agente público, pessoa com formação em nível superior completo preferencialmente em Logística, Administração, Contabilidade ou Economia, com domínio em planejamento, compras e contratos públicos, negociação, organização e comunicação, experiência mínima em sistemas de informação e informática.

Atribuições:

Acompanhar diariamente os níveis de estoque das Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPME) em consignação no hospital;

Informar aos fornecedores a utilização de OPME consignados, solicitando a reposição imediata;

Utilizar o Manual de Boas Práticas de Gestão das OPME do Ministério da Saúde nas rotinas diárias como referência de condutas administrativas;

Receber, conferir, registrar e disponibilizar materiais consignados aos usuários do Bloco Cirúrgico e da Hemodinâmica do hospital;

Recepcionar, avaliar e autorizar os pedidos de utilização de OPME, de acordo com as instruções do Manual de Boas Práticas de Gestão das Órteses, Próteses e Materiais Especiais do Ministério da Saúde;

Registrar as notas fiscais de materiais em consignação recebidas no almoxarifado e controlar o consumo destes materiais por meio do laudo de utilização de OPME;

Gerenciar autorizações de fornecimento enviadas aos fornecedores, agindo de maneira proativa para que o faturamento ocorra o mais breve possível;

Acompanhar a homologação dos pregões eletrônicos de OPME e a publicação dos respectivos contratos de fornecimento;

Monitorar o encerramento da vigência das atas de registro de preço de OPME e dos respectivos contratos de fornecimento;

Realizar a devolução dos materiais em consignação, assim que houver o encerramento do contrato de fornecimento, por meio de documentação fiscal de retirada de produtos do almoxarifado;

Encaminhar à Unidade de Registro, Revisão e processamento da Informação os laudos de utilização e as notas fiscais em que constam as OPMEs adquiridas para fins de reembolso pelo Sistema Único de Saúde.

5

Coordenador do Serviço de Padronização de Materiais

Requisito para ocupação do cargo: Agente público, pessoa com formação em nível superior completo preferencialmente em áreas assistenciais (Enfermagem, Fisioterapia, Medicina), com domínio em planejamento, organização, compras públicas, comunicação e negociação, experiência mímina em rotinas assistenciais hospitalares e/ou cirúrgicas.

Atribuições:

Recepcionar, avaliar e submeter os pedidos de padronização de novos materiais à análise da Comissão de Padronização de Materiais, de acordo com o Regimento da mesma;

Pesquisar novas tecnologias em produtos para a saúde e propor a inclusão das mesmas às rotinas assistenciais do hospital;

Receber a visita de fornecedores com a finalidade de sanar dúvidas sobre características de seus materiais, colher informações, amostras de produtos, catálogos e folders explicativos;

Desenvolver descritivos de materiais novos e revisar descritivos de materiais já padronizados, respeitando os limites legais que regem as licitações;

Realizar a análise documental das propostas de fornecimento de materiais advindas dos pregões eletrônicos, solicitando amostras para teste quando necessário;

Analisar amostras de materiais de marcas não constantes no banco de dados e emitir pareceres técnicos, favoráveis ou não, após a verificação dos requisitos mínimos de qualidade exigidos pela instituição;

Manter registro de marcas notificadas pela Tecnovigilância do hospital e/ou pela Anvisa;  

Atualizar o catálogo de materiais padronizados a cada semestre, incluindo os itens novos e excluindo os itens descontinuados;

Manter a versão mais atualizada do catálogo de materiais padronizados divulgado em sítio eletrônico acessível a comunidade da instituição;

     
 

 

Art. 16. As funções de Coordenadores de Área e Responsáveis Técnicos constituem funções de confiança da Chefia da Unidade de Almoxarifado, ficando a indicação a seu critério.

 

Seção III

Nomeação do Gestor

 

Art. 17. A indicação para nomeação da chefia do Setor de Suprimentos deverá seguir os critérios estabelecidos pela Resolução nº 08, de 24 de setembro de 2012, da Diretoria Executiva da Ebserh Sede e pelo Regulamento de Pessoal da Ebserh.

 

Art. 18. A chefia do Setor de Suprimentos é uma função gratificada na estrutura das filiais da Ebserh, sendo a classificação, descrição e atribuições apresentadas no Plano de Cargos em Comissão e Funções Gratificadas (PCCFG) da Ebserh.

§ 1.º A chefia do Setor de Suprimentos, deverá ser ocupada por pessoa graduada em nível superior, conforme disposições contidas no PCCFG.

§ 2.º Nas ausências e impedimentos legais (como férias, licenças-saúde, afastamentos para capacitação, etc) da chefia do Setor de Suprimentos, assumirá pessoa de sua confiança que será o substituto legal, formalmente nomeado por meio de Portaria publicada no Boletim de Serviço do HC-UFTM, permanecendo no cargo por igual período ao do mandato da chefia.

 

Capítulo V

Organização Interna

 

Seção I

Do Funcionamento

 

Art. 19. O Setor de Suprimentos funciona nos seguintes horários: de segunda a sexta das 7 às 12 horas e das 13 às 17 horas.

 

Art. 20. As escalas de trabalho são de responsabilidade de cada segmento que compõe o Setor, devendo ser elaboradas até o dia 20 do mês anterior ao mês descrito na escala, para análise e aprovação da Chefia e obrigatoriamente publicizadas no sítio eletrônico da Instituição, conforme determina a Lei de Acesso à Informação.

 

Art. 21. Os afastamentos e férias deverão ser inicialmente avaliados pela Chefia para posterior encaminhamento à Alta Gestão para deliberação e seguirão os normativos dos Serviços de Recursos Humanos de cada categoria dos trabalhadores do Setor, referentes à matéria.

 

Seção II

Do Conselho Gestor

 

Art. 22. O Setor de Suprimentos deverá ter um Conselho Gestor, de natureza consultiva e deliberativa, de caráter permanente, constituído pela chefia e representantes dos segmentos que a compõem, com a finalidade de auxiliar na tomada de decisões, relacionadas à funcionalidade do serviço.

 

Art. 23. São objetivos do Conselho Gestor:

I - promover o alinhamento das ações das diretrizes estratégicas do Setor de Suprimentos;

II - promover e apoiar a priorização de projetos a serem atendidos para dar suporte às necessidades estratégias de planejamento do Setor de Suprimentos;

III - implementar oportunidades de melhorias para que o Setor de Suprimentos possa se adaptar rapidamente a mudanças de circunstâncias tecnológicas ou de gestão e a novas demandas operacionais.

 

Art. 24. Compõem o Conselho Gestor do Setor de Suprimentos:

I – o chefe do Setor de Suprimentos, como coordenador do Conselho;

II – o chefe da Unidade de Almoxarifado;

III - 3 (três) colaboradores do Setor de Suprimentos, representando as seguintes áreas de atividade: Planejamento de Compras, Logística e Serviço de Padronização;

IV - 1 (um) secretário.

§ 1.º Nas ausências e impedimentos legais (como férias, licenças-saúde, afastamentos para capacitação, etc) da chefia do Setor de Suprimentos, assumirá a coordenação do conselho seu substituto legal.

§ 2.º O secretário do conselho será escolhido dentre os representantes de cada segmento do Setor de Suprimentos representado no conselho, na ausência do serviço de secretariado.

 

Art. 25. Caberá ao secretário do Conselho:

I - organizar a ordem do dia;

II - receber e protocolar os processos e expedientes;

III - manter controle dos prazos legais e regimentais referentes aos processos que devam ser examinados e/ou reexaminados nas reuniões do Conselho;

IV - providenciar o cumprimento das diligências determinadas; 

V - lavrar termos de abertura e encerramento dos livros de ata, de protocolo, de registro de atas, e de registro de deliberações, rubricando-os e mantendo-os sob vigilância;

VI - lavrar e assinar as atas de reuniões do Conselho;

VII - elaborar relatório mensal das atividades do Conselho;

VIII - providenciar, por determinação do coordenador, a convocação das sessões ordinárias e extraordinárias, que deverá conter a pauta das reuniões;

IX - realizar outras funções determinadas pelo coordenador, relacionadas ao Conselho.

 

Art. 26. São competências do Conselho Gestor:

I - elaborar, revisar e propor atualização do regulamento interno e demais documentos normativos do Setor, quando necessário; 

II - apreciar o Plano Anual de Investimento do Setor, para o exercício subsequente;

III - definir as diretrizes de planejamento, organização e execução das atividades do Setor;

IV - definir prioridades na formulação e execução de planos e projetos relacionados à expansão do Setor;

V - estabelecer um cronograma de reuniões e de atividades do Conselho para o exercício, quando do início das atividades;

VI - dar andamento as ações propostas no Plano Diretor Estratégico (PDE) institucional para o Setor;

VII - propor a criação de Grupos de Trabalho para:

a) auxiliarem nas decisões do Conselho Gestor, definindo sua composição, objetivos e prazo para conclusão dos trabalhos;

b) comporem o centro de custo do Setor, com o objetivo de fazer levantamento das demandas de materiais de consumo e permanente, gerir e controlar estoque, bem como acompanhar o andamento das aquisições.

 

Seção III

Das Reuniões

 

Art. 27. As reuniões ordinárias do Setor de Suprimentos serão realizadas pela Chefia, juntamente com o Conselho Gestor, e acontecerão mensalmente, com agendamento prévio de 48 (quarenta e oito) horas e registro em ata.

Parágrafo único. Reuniões extraordinárias poderão ser convocadas a qualquer momento, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, seja pela Chefia ou pela subscrição de 2/3 de seus membros do Conselho Gestor, de acordo com a demanda do serviço.

 

Art. 28. As decisões do conselho serão tomadas pela maioria simples presente à reunião, cabendo ao coordenador o voto de desempate.

 

Art. 29. A definição das condutas a serem tomadas inerentes ao Setor de Suprimentos será determinada pela Chefia, em conjunto com o Conselho Gestor, seguindo as exigências da Instituição e obedecendo as normas legais.

 

Capítulo VI

Indicadores de Gestão

 

Art. 30. São indicadores de gestão do Setor de Suprimentos dispostos no quadro abaixo:

 

1

Indicadores de Produção

Especificação

 

 

 

 

 

 

 

N.º de Itens Padronizados

N.º de Itens Despadronizados

N.º de Pedidos de Compra Emitidos (PMS)

N.º de Itens Constantes em Pedidos de Compra

N.º de Propostas de Fornecedores Avaliadas/Aprovadas (Pregões Eletrônicos)

N.º de Amostras Avaliadas/Aprovadas

N.º de Pedidos de Empenho Emitidos

N.º de Pedidos de Empenho Recebidos (AF)

N.º de Entregas Recebidas (NF)

N.º de Notificações Emitidas a Fornecedores

N.º de Solicitações para Sansão Administrativa Emitidas

 

Mensal

 

2

Indicadores de Desempenho (definidos pela Instituição)

Especificação

 

 

 

 

PDE

Tempo de Processamento de Pedido de Empenho

Tempo de Entrega Logística

Tempo Médio de Ressuprimento de Estoque

 

Índice de Ruptura de Estoque

Percentual de Itens Padronizados Constantes em Pedidos de Compra

Percentual de Itens Padronizados Registrados em Ata de Registro de Preço

Percentual de Itens Padronizados Fracassados/Desertos/Cancelados em Pregão Eletrônico

 

Mensal

 

 

Capítulo VII

Disposições finais

 

Art. 31. O funcionamento do Setor de Suprimentos, além dos critérios, regras e recomendações contidas neste Regulamento, deve observar a legislação brasileira pertinente, assim como o Estatuto e o Regimento Geral da Ebserh, e as regras estabelecidas internamente pela Instituição.

§ 1.º Assuntos referentes a normas e rotinas do Setor de Suprimentos devem ser tratados em documento próprio, como manual de normas e rotinas e/ou POPs.

§ 2.º O descumprimento das determinações previstas neste Regulamento é passível de sanções, em conformidade com os Regimentos Internos e Legislações aplicáveis a cada vínculo dos trabalhadores. 

 

Art. 32. Os casos omissos deverão ser objeto de discussão e deliberação do Conselho Gestor com a chefia do Setor de Suprimentos, bem como com a chefia imediatamente superior.

 

Art. 33. O presente Regulamento entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

 

Publicado no Boletim de Serviço HC-UFTM/Filial Ebserh n.º 163, de 22 de janeiro de 2018, p. 6-21