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Planejamento e trabalho em equipe geram, em dois anos, economia de R$ 15 milhões ao HU

Plano de contingenciamento

Planejamento e trabalho em equipe geram, em dois anos, economia de R$ 15 milhões ao HU

A iniciativa reúne ações de redução de gastos e economia empregadas em todo o hospital e comprova que, em tempo de crise, o melhor caminho é o planejamento estratégico

Uma economia de mais de R$ 15 milhões em um período de dois anos. Esta é a confirmação de que planejamento e trabalho em equipe são ferramentas essenciais para a gestão de qualquer instituição, seja pública ou privada, independente do segmento de atuação. E no Hospital Universitário da Universidade Federal da Grande Dourados (HU-UFGD), a premissa vem se tornando realidade.

Com início em dezembro de 2015, o Plano de Contingenciamento de Despesas e Economia do hospital saiu do papel, motivado principalmente por medidas de restrição orçamentária que as esferas de governo vinham tomando na época e que ainda hoje afetam todo o funcionalismo público do País.

O objetivo, conforme o gerente administrativo do HU-UFGD, Paulo César Nunes da Silva, era estudar e adotar medidas para diminuir despesas com custeio, envolvendo toda a comunidade hospitalar, descentralizando o contingenciamento. “Todos colaboraram e vêm colaborando, com ações que vão desde o micro, como não deixar luzes e aparelhos de ar condicionado ligados sem necessidade, até o macro, com a implantação de tecnologias mais sustentáveis, por exemplo”, afirma.

Na última semana, após dois anos do lançamento do esboço do Plano de Contingenciamento de Despesas e Economia, foram apresentados os resultados monitorados pelos setores envolvidos, assim como as boas práticas empregadas para que a redução de custos se tornasse realidade.

Em todo o período, as medidas possibilitaram uma economia de R$ 15.449.911,94, que significa em média mais de R$ 1,2 milhão ao mês, superando amplamente a meta proposta no início do plano, que era de reduzir o custeio da instituição em montantes que variassem entre R$ 350 e R$ 500 mil mensais.

Boas práticas em infraestrutura e hotelaria hospitalar

Anteriormente à execução do plano, a administração do HU-UFGD já vinha estudando formas de diminuir gastos em diferentes frentes de atuação como infraestrutura física e aquisição de medicamentos. Com o planejamento, essas e outras iniciativas foram catalogadas e unificadas a novas ações de contingenciamento, instaurando no ambiente hospitalar uma cultura de fiscalização e economia.

Em áreas de custeio como energia elétrica por exemplo, mesmo com os frequentes aumentos das tarifas, houve redução de consumo, gerando uma economia de quase R$ 60 mil no período, reflexo de investimentos feitos em manutenções na rede elétrica e nos aparelhos de ar condicionado e na instalação de iluminação com lâmpadas de LED em alguns setores do hospital.

Também houve grande economia na utilização de água. De 2015 até agora, houve redução de 24,56% no consumo e cerca de R$ 335 mil deixaram de ser gastos. Como fatores responsáveis por esses índices, destacam-se a desativação da caldeira usada no funcionamento das secadoras de roupa – substituída por outra tecnologia, mais segura e econômica –, a manutenção da rede hidráulica e a otimização dos processos da lavanderia.

Outros focos de moderação resultantes de investimentos e melhorias em infraestrutura e hotelaria hospitalar: menor consumo de oxigênio líquido em função da substituição dos pontos de uso (economia de R$ 167 mil no período); troca do sistema de caldeiras por gás liquefeito de petróleo (GLP), cujo investimento de R$ 65 mil gera uma economia de quase R$ 600 mil ao ano; novos contratos, com processos otimizados, de higienização e lavanderia; menor desperdício de alimentos, em função da regulamentação do fornecimento de refeições a funcionários, acadêmicos, residentes e acompanhantes de pacientes, e investimento em um adequado sistema de  gerenciamento de resíduos.

Otimização em processos de compra, serviços, armazenamento e gestão de pessoas

Além disso, setores como Suprimentos, Administração, Farmácia e Gestão de Pessoas mudaram e otimizaram processos, alcançando marcas inéditas em economia para o HU-UFGD. Uma delas, é a redução de gastos com gases medicinais, em virtude da alteração da forma de aquisição: antes eram comprados por preço unitário e atualmente são adquiridos por lote, proporcionando economia de R$ 57 mil no período de dois anos.

O Almoxarifado, por sua vez, vem realizando um minucioso trabalho para reorganizar os estoques do hospital, e já conseguiu reduzir o número de espaços físicos externos ao prédio do HU-UFGD utilizados para o armazenamento de itens – antes eram necessários dois barracões alugados e, hoje, apenas um é suficiente –, diminuindo assim custos com aluguel, água, energia elétrica e vigilância, num total de R$ 312 mil economizados ao ano.

Medicamentos de alto custo passaram a ter sua solicitação detalhadamente analisada, procedimento que foi regulamentado por normativa interna. A avaliação da real necessidade desses tipos de remédio é vinculada ao quadro específico do paciente, às alternativas de produtos existentes no mercado farmacêutico e à possibilidade de fornecimento do item por programas do Ministério da Saúde, tudo isso sem diminuir a qualidade do atendimento prestado, gerando mais de R$ 1,5 milhão em economia no período.

Por fim, em 2016, a administração do hospital obteve grande êxito na diminuição de sua maior fonte de despesas, referente ao pagamento de salários a profissionais médicos contratados de forma temporária. Além de se configurarem em vínculos inadequados e instáveis, que deveriam ser usados apenas para situações emergenciais, os contratos precarizados resultavam em um custo mensal de cerca de R$ 1 milhão ao HU-UFGD, onerando, assim, a verba que deveria ser empregada em custeio e investimentos.

Em abril de 2017, portanto, a instituição encerrou seus últimos vínculos temporários, após a contratação de dezenas de médicos mediante concurso público da Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), estatal a qual é filiada. Dessa forma, os salários que antes eram pagos com dinheiro que deveria ser usado para a ampliação e a melhoria dos serviços, atualmente são custeados pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, órgão responsável pelo custeio das folhas de pagamento do funcionalismo público federal.

Campanha educativa

Lançada em setembro de 2016, a campanha “Contingenciamento de Despesas e Economia” também é uma das ações que compõem o plano global gerido pela equipe de governança do HU-UFGD. A ideia é orientar os colaboradores da instituição para um novo comportamento, mais fiscalizador e econômico, em relação aos bens institucionais pelos quais são responsáveis.

Foram elaboradas peças gráficas que buscam chamar a atenção para informações sobre pequenos hábitos cotidianos que, no ambiente funcional, são vias para o desperdício se não forem praticados com bom senso e responsabilidade.

Entre os vários aspectos analisados, oito recursos foram selecionados para dar ênfase à iniciativa: energia elétrica, ar condicionado, água, alimentos, impressão, computadores, copos plásticos e telefonia. A partir deles foram elaborados banners, cartazes e material para redes sociais.

“A ideia do plano com um todo, desde o início, foi contar com a colaboração de todos os setores e colaboradores, pois um pouco que cada um faz contribui enormemente com a nossa causa. E o mais importante é que, com a conscientização, as ações se multiplicam e permanecem. Hoje, com dois anos de execução, colhemos os resultados e eles estão muito acima do esperado”, comemora a superintendente do HU-UFGD, Mariana Croda.

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