Diárias e Passagens Diárias e Passagens

Diárias e Passagens

Diárias e Passagens

A concessão de diárias e a emissão de passagens, no âmbito da Ebserh foi regulamentada pela Norma Operacional DAI nº 1/2016, de 17 de março de 2016. Pelo seu viés normativo, faz-se necessária a disseminação do novo modelo de funcionamento desses serviços.

O processo de trabalho descentralizado buscou a autonomia das Filiais, que atualmente conduzem os procedimentos de avaliação dos pleitos de viagem, cotação e escolhas de voos e aprovações de viagens nacionais, sempre no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP.

Acesse: Noma Operacional DAI 2016 - Diárias e Passagens

 

O novo processo de trabalho consiste em completa virtualização dos atos administrativos (com todos os fluxos e trâmites realizados exclusivamente através de e-mail), sendo desnecessária a remessa de documentos físicos para solicitação ou aprovação de pleitos de viagem. Dessa forma, os formulários de solicitação de diárias e passagens deverão ser preenchidos conforme os modelos anexos, no corpo das mensagens eletrônicas.

Os colaboradores encaminharão o e-mail com a solicitação de viagem à Superintendência para apreciação (conforme decisão do Superintendente, pode ser solicitada avaliação prévia de Gerência ou outra unidade). Ao receber um pleito, a Superintendência o avaliará e, se autorizado pelo(a) Superintendente, os Solicitantes de Viagem (Unidade de Apoio Operacional - UAO) realizarão as inserções no SCDP.

É importante registrar que as aprovações prévias por e-mail são necessárias devido à implantação do Fluxo Rápido no SCDP da Ebserh, modelo no qual as passagens são emitidas antes das autorizações dos Superintendentes no sistema. Dessa forma, a autorização prévia garante à Superintendência o controle sobre a execução do orçamento destinado à Filial.

Em relação às diretrizes sobre escolha de voos, devem ser respeitados os seguintes pontos, com aplicação subsidiária da Instrução Normativa SLTI nº 3/2015:

1) A solicitação de viagem deve ser encaminhada com antecedência mínima de quinze dias, de forma a viabilizar sua inserção no SCDP no prazo legal e garantir que a reserva dos trechos ocorra com antecedência mínima de 10 (dez) dias da data prevista de partida;

2) A escolha da melhor tarifa deverá ser realizada considerando o horário e o período da participação do servidor no evento, o tempo de traslado e a otimização do trabalho, visando garantir condição laborativa produtiva, preferencialmente utilizando os seguintes parâmetros:

2.1) A escolha do voo deve recair prioritariamente em percursos de menor duração, evitando-se, sempre que possível, trechos com escalas e conexões;

2.2) Os horários de partida e de chegada do voo devem estar compreendidos no período entre 7hs e 21hs, salvo a inexistência de voos que atendam a estes horários;

2.3) Em viagens nacionais, deve-se priorizar o horário de chegada do voo que anteceda em no mínimo 3hs o início previsto dos trabalhos, evento ou missão

Especial atenção deve ser dada ao prazo para encaminhamento das solicitações de viagem aos Superintendentes e aos Diretores, 15 dias antes do início da viagem. Essa medida reflete a diretriz de planejamento prévio e implica, em regra, na redução de custos com emissão de passagens. Nesse sentido, promove-se a otimização dos recursos disponíveis quando a ocorrência de viagens urgentes é mínima, maximizamos a possibilidade de viagens a serviço com a mesma disponibilidade orçamentária.

Os relatórios de viagem deverão seguir a mesma rotina das solicitações de viagem, sendo preenchidos no corpo dos e-mails a serem remetidos, contendo em arquivos anexos os bilhetes aéreos e demais documentos comprobatórios digitalizados. É importante salientar a necessidade de preenchimento dos relatórios de viagem de forma detalhada, informando as atividades desempenhadas e contribuindo para robustecer a memória institucional da empresa. Desse modo, os gestores poderão avaliar a efetividade dos deslocamentos e monitorar os planos sobre viagens a serviço.

 

 

Em caso de dúvidas, podem ser consultados a Equipe do SCDP (Unidade de Apoio Operacional – UAO), que são os colaboradores aptos a disseminar as rotinas e procedimentos de realização de viagens a serviço, estando em contato direto com os Gestores do SCDP da sede.

E-mail da equipe do SCDP (Unidade de Apoio Operacional - UAO)diariasepsg.univasf@ebserh.gov.br.

Telefone: (87) 2101-6413

1) Empregado/Servidor preenche a Solicitação de Viagem e encaminha à Superintendência, via e-mail;

2) Superintendência avalia o pleito e, se de acordo, autoriza a realização da viagem, encaminhando o e-mail à equipe do SCDP (Unidade de Apoio Operacional - UAO), através do e-mail: diariasepsg.univasf@ebserh.gov.br;

2.1) Cabe ao(à) Superintendente deliberar e eventualmente autorizar as viagens urgentes e as viagens de colaboradores que possuem pendências de prestações de contas de viagens passadas no SCDP;

2.2) Nos termos do Decreto nº 7.689, de 2 de março de 2012, somente o Presidente pode autorizar despesas com diárias e passagens referentes a deslocamentos de empregados por prazo superior a dez dias corridos, mais de quarenta diárias intercaladas por empregado no ano e deslocamentos de mais de dez pessoas para o mesmo evento. Nesses casos, a Superintendência deve encaminhar Memorando ao Gabinete da Presidência justificando o pleito solicitando a aprovação.

3) Equipe do SCDP (Unidade de Apoio Operacional – UAO) insere os dados da viagem no SCDP;

4) Equipe do SCDP (Unidade de Apoio Operacional – UAO) entra em contato com a agência de viagens contratada pela sede e efetua a reserva do voo, inserindo no SCDP as cotações de preços e os dados da reserva;

5) Agência de viagens contratada pela sede adquire a passagem, anexa o bilhete no SCDP e o encaminha ao Empregado/Servidor que irá viajar;

6) Superintendente acessa o SCDP com certificado digital (token) e aprova a viagem;

7) Equipe de execução orçamentária e financeira da sede efetua o pagamento das diárias;

8) Equipe do SCDP (Unidade de Apoio Operacional – UAO) fica responsável pela cobrança sobre a apresentação dos relatórios de viagem e dos comprovantes de embarque pelos colaboradores no prazo máximo de 3 (três) dias corridos e pela inserção dessa prestação de contas no SCDP, no prazo máximo de 2 (dois) dias corridos.

9) Superintendente aprova a prestação de contas no SCDP.

Acesse: Relatório de viagem
Acesse: Solicitação de diárias e passagens - viagem internacional
Acesse: solicitação diárias e passagens
Acesse: Modelo preenchido - Relatório de viagem
Relatório Consolidado de 2016