Unidade de Patrimônio Unidade de Patrimônio

Unidade de Patrimônio

Subordinada à Gerência Administrativa, a Unidade de Patrimônio tem por incumbência fazer a gestão de todos os bens permanentes pertencentes ao acervo patrimonial do Hospital Universitário de Santa Maria ou sob sua responsabilidade conforme previsto na legislação em vigor.

Atribuições

Compete à Unidade de Patrimônio (UP), receber, registrar e distribuir os materiais permanentes adquiridos pelo Hospital Universitário de Santa Maria (HUSM), bem como recolher e dar destino a bens ociosos ou inservíveis, nos diversos ambientes do Hospital. Além disso, é responsável pela execução de diversas tarefas assessórias necessárias à plena gestão do patrimônio da instituição ou sob sua responsabilidade.

Processos

As diversas atividades desenvolvidas na Unidade de Patrimônio compõem um sistema de processos inter-relacionados que se concretizam na gestão patrimonial dos materiais permanentes do HUSM. Esse conjunto de processos e suas respectivas atividades estão estruturados da seguinte forma:

Após receber cópia das Notas de Empenho da Unidade de Apoio, a UP a envia por meio eletrônico para que o fornecedor fature e entregue os materiais, executando as seguintes atividades:

  1. Confirmação dos dados cadastrais do fornecedor;
  2. Cadastramento do fornecedor em controle informatizado próprio;
  3. Envio da Nota de Empenho para o fornecedor;
  4. Monitoramento do prazo de entrega.

O recebimento de materiais permanentes, sejam eles equipamentos ou mobiliários, compreende a execução das seguintes tarefas:

  1. Identificação do local de entrega ou instalação do bem;
  2. Comunicação ao Técnico Responsável e ao Chefe do setor;
  3. Conferência dos bens com base no descritivo constante no Empenho.

O Tombamento de bens é um dos processos mais importantes na gestão patrimonial. Consiste no desenvolvimento das seguintes atividades:

  1. Registro do bem no sistema de controle patrimonial próprio;
  2. Colocação de plaqueta de identificação patrimonial no bem;
  3. Emissão do Termo de Responsabilidade sobre a carga patrimonial.

Após o recebimento e tombamento dos bens novos adquiridos, estes são entregues no local onde serão utilizados, por meio da execução das seguintes atividades:

  1. Verificação das condições do local de uso, para a entrega do material;
  2. Identificação do servidor do quadro que irá receber o material;
  3. Entrega do bem mediante assinatura do Termo de Responsabilidade pelo chefe formal da unidade administrativa;
  4. Solicitação da assinatura identificada do servidor do quadro de pessoal que recebeu o material, deixando-se livre o espaço para posterior assinatura do responsável formal; caso este não seja localizado no ato da entrega.

Esse processo constitui-se na base fundamental para que ocorram os processos de redistribuição ou desfazimento de bens. Para tanto são necessárias as seguintes atividades:

  1. Recolhimento do bem, mediante Solicitação de Baixa preenchida;
  2. Registro das informações sobre o material avaliado em controles próprios;
  3. Armazenamento dos bens e divulgação da relação dos materiais em disponibilidade.

Visa atender o que dispõe a legislação em relação à racionalização do uso de material com minimização de custos no âmbito da Administração Pública Federal; por meio do uso de técnicas que permitam a melhor gestão e condições de operacionalidade no emprego do material nas diversas atividades. É necessário executar as seguintes tarefas:

  1. Levantamento das necessidades ou atendimento de demanda já requerida;
  2. Identificação do local de destino e responsável pelo recebimento;
  3. Entrega do bem e coleta da assinatura identificada do novo responsável no Termo de Transferência de carga patrimonial;
  4. Solicitação da assinatura identificada de servidor do quadro de pessoal, deixando livre o espaço para posterior assinatura do chefe da unidade administrativa, se este não for localizado no ato da entrega;
  5. Atualização das informações no sistema de cadastro de bens.

Esse processo envolve as formas de desfazimento previstas e regulamentadas pelo Decreto nº 99.658, de 30 de outubro de 1990, no âmbito da Administração Pública Federal. A referida legislação foi alterada em seus artigos 5º, 15 e 21, pelo Decreto nº 6.087, de 20 de abril de 2007. Esse processo se realiza por meio da execução das seguintes atividades:

  1. Definição da forma de desfazimento;
  2. Providência da documentação e trâmites legais necessários;
  3. Efetivação da destinação final;
  4. Atualização dos registros cadastrais.

De acordo com a Norma Geral de Funcionamento da Unidade de Patrimônio nenhum material permanente, seja mobiliário ou equipamento, deverá sair das dependências do HUSM sem autorização e registro pela UP. Assim, para qualquer movimentação de bens para além dos limites do Campus Universitário será necessário a execução desse processo que se constitui das seguintes tarefas:

  1. Conferência das informações com os registros cadastrais do bem;
  2. Emissão da Declaração de Transporte de Bens;
  3. Registro do fato no controle informatizado próprio;
  4. Entrega da declaração ao solicitante.

Assim como os bens próprios, todo o material permanente que entrar no HUSM por Contrato de Comodato, Locação, para demonstração ou outro fim, deverá passar pelo controle da UP. A consecução desse processo depende das seguintes atividades:

  1. Conferência dos bens com base em documentação hábil;
  2. Armazenamento dos bens na UP até receber orientação do responsável;
  3. Identificação do local de entrega ou instalação;
  4. Comunicação ao Técnico Responsável e o chefe da unidade usuária.

Depois de recebidos, os bens de terceiros deverão ser entregues nos locais onde serão utilizados, conforme informações contidas no contrato e orientações do responsável. Para tanto será necessário executar as seguintes atividades:

  1. Verificação das condições do local de uso para efetivar a entrega;
  2. Identificação de qual servidor do quadro irá receber o material;
  3. Registro do material em controle informatizado próprio;
  4. Entrega o bem e coleta da assinatura do responsável no Termo de Recebimento

De competência da Unidade de Patrimônio (UP), esse processo é constituído das seguintes tarefas:

  1. Emissão da Declaração de Transporte de Bens, com base na solicitação devidamente preenchida;
  2. Preparação do material para transporte;
  3. Agendamento do recolhimento junto à empresa proprietária ou transportadora autorizada;
  4. Envio da cópia da Declaração de Transporte de Bens ao solicitante.

Por ocasião do término do contrato ou por outro motivo, os bens de terceiros deverão ser restituídos a seus proprietários. Esse processo envolve atividades como:

  1. Emissão da Declaração de Transporte de Bens, com base na solicitação devidamente preenchida;
  2. Preparação do material para transporte;
  3. Agendamento do recolhimento junto à empresa proprietária ou transportadora autorizada;
  4. Envio da cópia da Declaração de Transporte de Bens ao solicitante.

Outras atividades realizadas

Além do desenvolvimento de suas atividades de rotina, a equipe da Unidade de Patrimônio também se empenhou em formalizar suas rotinas e procedimentos. Tal iniciativa é fundamental para maior divulgação dos procedimentos legais de controle e gestão patrimonial, bem como orientar os usuários e responsáveis por carga patrimonial. Além disso, visa atender determinações dos órgãos de fiscalização e controle para a melhoria nos processos de gestão. Nesse sentido foram elaborados diversos instrumentos de controle interno, que depois de aprovados pelo Colegiado Executivo foram disponibilizados no site institucional. Dentre os documentos destaca-se a Norma Geral de Funcionamento da Unidade de Patrimônio e o Manual de Gerenciamento da Rotina (MGR), que além de formalizar os processos permite a padronização dos procedimentos conforme previsto na legislação vigente.

Instrumentos de controle

Para auxiliar o desenvolvimento de seus processos, a Unidade de Patrimônio desenvolveu e passou a utilizar uma série de instrumentos para registro e controle interno. Tais controles viabilizam o registro dos resultados decorrentes da execução de suas diversas atividades, orientam os usuários e possibilitam fazer a gestão dos seus processos de trabalho. Dentre os diversos instrumentos destacam-se os seguintes:

  1. Sistema de banco de dados para cadastro e controle de bens próprios do HUSM;
  2. Sistema de banco de dados para cadastro e controle de bens pertencentes a terceiros;
  3. Fluxograma para recebimento e distribuição de bens próprios;
  4. Fluxograma para recebimento e alocação de bens de terceiros;
  5. Formulário para solicitação de baixa patrimonial;
  6. Formulário para transferência de carga patrimonial;
  7. Formulário Auxiliar para Tombamento de Bens;
  8. Termo de Responsabilidade por carga patrimonial;
  9. Termo de Doação de Bens;
  10. Norma Geral de Funcionamento da Unidade de Patrimônio;
  11. Cartilha de orientação sobre as rotinas da UP;
  12. Manual de Gerenciamento da Rotina (MGR);
  13. Caderno de boas práticas.

Relatórios de atividades

Horário de funcionamento

De segunda à sexta, exceto feriados:
Das 08 às 12 horas e das 13 às 17 horas.

Equipe

Antão Tadeu de Souza - Chefe da unidade
Richard Gustavo de Oliveira Nourayan - Chefe Substituto
Eduardo Loureto Alves – Técnico em Contabilidade
Tércio Peres – Almoxarife
Rudnei Mello de Souza - Almoxarife

Contato

E-mail: patrimoniohusm@ufsm.br
Telefone: (55) 3213 1686

Endereço

Universidade Federal de Santa Maria
Hospital Universitário de Santa Maria
Av. Roraima, nº 1.000
Bairro Camobi
Santa Maria – RS
CEP 97105-900